Workflow
(česky „pracovní tok“, „tok činností“)
1. Co pojem znamená
Workflow je sled vzájemně navazujících úloh, kroků, lidí a systémů, které dohromady uskuteční konkrétní proces nebo doručí výstup.
Cílem workflow je jasně definovat „kdo-dělá-co-kdy-a-čím“, odstranit zbytečné prostoje a zajistit, že se práce pohybuje kupředu bez chyb a duplicit.
2. Klíčové prvky workflow
| Prvek | Otázka | Příklady |
|---|---|---|
| Aktivita | Jaká konkrétní činnost se dělá? | „Schválit fakturu“, „vytvořit prototyp“ |
| Role / zodpovědný | Kdo ji vykonává? | Účetní, product owner, robot (RPA) |
| Vstupy / výstupy | Co činnost přijímá a co produkuje? | PDF faktura → záznam v ERP |
| Pravidla & podmínky | Kdy přejít dál? | IF částka > 100 000 Kč ⇒ dvojí schválení |
| Nástroje / systémy | Kde se pracuje? | Jira, SAP, Monday.com, Integromat |
| Notifikace & SLA | Jak se hlídá termín? | E-mail alert po 24 h nečinnosti |
3. Typy workflow
| Typ | Kdy se hodí | Charakteristika |
|---|---|---|
| Sekvenční | Opakující se, lineární proces | Každý krok následuje po předchozím (např. on-boarding zaměstnance) |
| Paralelní | Potřeba zrychlit průběh | Více úloh probíhá zároveň (design + kódování) |
| Stavové (state-based) | Komplexní projekty se zpětnými vazbami | Objekt prochází stavy „Draft → Review → Done“ |
| Dynamické / ad-hoc | Kreativní týmy | Kroky se určují operativně, ale zachycuje je kanban |
4. Nástroje pro modelování a automatizaci
| Kategorie | Příklady | Výhoda |
|---|---|---|
| BPMN nástroje | Camunda, Signavio, ARIS | Grafické modely + engine |
| No-code/low-code | Make (Integromat), Zapier, Power Automate | Rychlá automatizace bez programování |
| Projektové platformy | Jira Software, Asana, Monday.com | Kombinace úloh, kanban, SLA |
| RPA | UiPath, Blue Prism | Automatizace rutinních kroků (copy-paste dat) |
5. Přínosy dobře navrženého workflow
- Nižší průběžný čas (lead-time) – jasné návaznosti a paralelizace.
- Menší chybovost – validace a povinné kontroly v každém kroku.
- Transparentnost – kdo a kdy je „na tahu“, auditní stopa.
- Jednodušší škálování – proces lze kopírovat na nové týmy/projekty.
- Lepší reporting KPI – např. čas od podání ticketu do vyřešení.
6. Nejčastější chyby a jak se jim vyhnout
| Chyba | Důsledek | Řešení |
|---|---|---|
| „Workflow = diagram v šuplíku“ | Lidé se jím neřídí → chaos | Proces začleňte do nástroje, kde lidé skutečně pracují |
| Příliš detailní role (mikro-workflow) | Složitost, rigidita | Agregujte kroky, dávejte odpovědnost týmům |
| Zapomenuté výjimky („edge cases“) | Zablokovaná práce | Definujte eskalaci / alternativní cestu |
| Chybějící metriky | Nelze zlepšovat | Sledujte průtok, SLA, re-work rate |
| Automatizace špatného procesu | „Mizení“ chyb rychleji a dále | Nejdřív proces optimalizovat, pak teprve automatizovat |
