Víte, co musí obsahovat faktura pro neplátce DPH? Stáhněte si vzor zdarma

Podnikáte, ale nejste plátcem DPH? I vy můžete mít povinnost vystavovat a uchovávat faktury, v opačném případě by vám hrozila pokuta ze strany finančního úřadu. Co všechno by měla obsahovat faktura neplátce DPH a v jakých situacích se bez ní neobejdete?

Co je to faktura?

Faktura je u neplátců DPH účetní doklad, prostřednictvím kterého prodávající (podnikatel) vyúčtuje kupujícímu (zákazníkovi) dodané zboží nebo služby. Faktura říká, kdo, komu, za co a kolik má zaplatit a do kdy.

Fakturu mohou vystavit jak podnikatelé a firmy, tak i nepodnikatelé. Podle českého zákona totiž může fakturu vystavit i ten, kdo nemá IČO.

Kdo má povinnost vystavit fakturu?

To, že podnikáte, automaticky neznamená, že máte povinnost vystavovat faktury. Vystavit fakturu jako neplátce DPH musíte v případě, že prodáváte zboží nebo poskytujete služby jinému podnikateli. Pokud ale prodáváte zboží nebo poskytujete službu koncovému spotřebiteli (např. soukromé osobě, která není podnikatelem), můžete místo faktury vystavit jen účtenku nebo jiný doklad o zaplacení.

I neplátci DPH mohou mít povinnost vystavovat faktury

Jaký je rozdíl mezi fakturou plátců a neplátců DPH?

Faktura neplátců DPH je pouze účetním dokladem a neobsahuje výpočet DPH.

Faktura plátců DPH je zároveň daňovým dokladem a slouží k účtování a k odvodu a evidenci DPH. Faktura plátců DPH musí obsahovat více náležitostí než faktura neplátců DPH (např. DPH a DIČ).

Povinné náležitosti faktury neplátce DPH

Mezi povinné údaje uvedené na faktuře neplátců DPH patří:

• identifikace dodavatele (jméno a příjmení nebo firma, sídlo/adresa podnikání, IČO, informace o zápisu v obchodním/živnostenském rejstříku),
• identifikace odběratele (jméno a příjmení/název firmy, adresa a případně IČO),
• označení faktury (unikátní číslo dokladu, např. Faktura 2026-001),
• popis plnění (co bylo dodáno a v jakém množství, cena za jednotku a celková cena),
• datum vystavení faktury,
• celková částka k úhradě (bez DPH, protože ji neúčtujete).

Pokud by některé povinné údaje na faktuře chyběly, mohlo by se stát, že by faktura nebyla považována za platný účetní doklad. Finanční úřad by mohl při kontrole vyžadovat doplnění faktury nebo doklad považovat za neúplný. Odběratel by fakturu nemusel uznat jako doklad pro účely své evidence.

Doporučené údaje faktur neplátců DPH

K dalším doporučeným údajům, které však nejsou povinné, patří datum splatnosti, způsob úhrady, variabilní symbol a poznámka „Nejsem plátcem DPH“. Faktura může také obsahovat razítko a podpis, QR kód pro rychlou platbu nebo poznámky pro zákazníka, např. poděkování nebo instrukce k platbě.

Jakou formu má mít faktura pro neplátce DPH?

Neplátci DPH mohou fakturu vystavit v různých formátech, a to jak elektronicky (PDF, Word apod.), tak i v papírové podobě (vytištěná faktura). Faktura může být teoreticky napsaná i ručně, pokud je čitelná a obsahuje všechny povinné náležitosti. Nejběžnější a zároveň nejpraktičtější formou je však elektronická faktura.

Vystavování faktur vám výrazně usnadní vzory ke stažení nebo fakturační systémy

Vzor faktury pro neplátce DPH ke stažení zdarma

Faktura neplátců DPH by neměla obsahovat jen veškeré povinné náležitosti, ale ideálně by měla být i přehledná a čitelná, což usnadní zákazníkům platbu.

Vystavování faktury vám výrazně usnadní vzor faktury pro neplátce DPH, který stáhnete v Excelu, doplníte potřebné údaje a fakturu můžete poslat zákazníkovi. Vzor faktury zdarma poskytl web pruvodcepodnikanim.cz, kde najdete desítky dalších praktických nástrojů a tipů pro podnikatele.

Nejčastější chyby při vystavování faktur bez DPH

Vůbec tou nejčastější chybou při vystavování faktur jsou chybějící nebo neúplné údaje. Mnohdy ve faktuře chybí například jméno dodavatele nebo odběratele, číslo faktury, datum vystavení nebo cena.

Na jaké další chyby si dát pozor?

• Běžnou chybou je i narušení číselné řady na faktuře. Špatné nebo nekonzistentní číslování (například přeskočení některého čísla nebo duplicitní čísla) ztěžuje evidenci a kontrolu účetnictví.
• Proplacení faktury mohou pozdržet špatně uvedené kontaktní nebo bankovní údaje, například chybně uvedené číslo účtu nebo adresa.
• Ke zpožděné platbě nebo ke sporům s klientem můžou vést i nepřesnosti v cenách, množství nebo popisu služeb a datu splatnosti.

Častým chybám se nejlépe vyhnete tím, že použijete vzor faktury bez DIČ, případně si pořídíte některý z fakturačních softwarů, např. iDoklad nebo Vyfakturuj.cz. Fakturační systémy vám ušetří čas a práci a získáte díky nim lepší přehled o platbách.

Jak dlouho musí neplátci DPH archivovat faktury?

Neplátci DPH mají povinnost podle zákona o účetnictví uchovávat účetní doklady, včetně vystavených faktur bez DPH, minimálně 5 let od konce účetního období, kterého se týkají. Pokud byste faktury nearchivovali po stanovenou dobu, mohli byste dostat pokutu a mít problémy při daňové kontrole.